Giải quyết khủng hoảng là vấn đề mà bất kỳ một nhà tổ chức sự kiện nào cũng gặp phải. Khủng hoảng có thể đến bất kỳ lúc nào, vậy làm sao để giải quyết chúng?
>> xem thêm : công ty tổ chức sự kiện, cho thuê ghế bar, cho thuê âm thanh tphcm, cho thuê bàn ghế hội nghị, cung cấp pg event

Bạn lên kế hoạch hàng tháng trời để chắc chắn sự kiện của bạn sẽ đi theo đúng kế hoạch và không gặp rủi ro gì. Bạn thường xuyên liên lạc với MC chương trình, bạn làm việc với nhà cung cấp thực phẩm rất nhiều năm và tin rằng họ làm ăn rất uy tín, đúng giờ thế nhưng danh sách khách mời đã vượt quá so với dự kiến. Vậy làm sao để giải quyết sự cố trên? Các nhà tổ chức sự kiện có kinh nghiệm lâu năm họ đã phải đối đầu với rất nhiều những vấn đề “ trời ơi đất hỡi” diễn ra từng giây từng phút. Dưới đây sẽ là một vài cách lên kế hoạch cho sự kiện của bạn để có thể giảm thiểu rủi ro một cách thấp nhất.

1. Hỏi một người không liên quan về kế hoạch
Đó là cách tốt nhất để xem xét lại kế hoạch của bạn có hoàn hảo hay không. Một người không liên quan gì đến sự kiện của bạn sẽ chú ý đến những gì bạn thiếu sót. Với vai trò là lãnh đạo, bạn đã nhìn ra mọi ngõ ngách của sự kiện, do đó đối với một người không biết gì họ sẽ đóng góp với bạn những ý tưởng tổ chức sự kiện có lẽ bạn chưa bao giờ nghĩ tới và chúng có thể làm sự kiện của bạn thêm hấp dẫn hơn. Và cũng để bạn có thể phát hiện và giải quyết khủng hoảng một cách kịp thời.

2. Lên lịch chạy thử sự kiện trước một vài tuần
Hãy bàn bạc lại với mọi người ( đồng nghiệp, ekip,..) những người làm cùng bạn để lên kế hoạch và chạy sự kiện, lên kế hoạch để chạy thử chương trình. Trong khi xem xét lại những chi tiết của sự kiện, thử list ra những rủi ro, sự cố có thể xảy ra khi chương trình diễn ra. Lên kế hoạch để giải quyết những sự cố đó như chuẩn bị 2 máy chiếu nếu không may 1 cái bị hỏng. Trong trường hợp bất kỳ những sự cố trên xảy đến khi sự kiện diễn ra, bạn cũng có thể mỉm cười rằng mình đã biết cách giải quyết chúng.



3. Hãy hào phóng, nghĩ rộng hơn
Lên kế hoạch phù hợp, hãy nhớ rằng có nhiều người sẽ quyết định có tham dự sự kiện hay không vào những phút cuối. Khi yêu cầu đồ ăn, ghế, bàn,.. hãy chuẩn bị nhiều hơn bạn nghĩ. Bạn sẽ phải tri hàng trăm đô cho việc chuẩn bị nhưng hãy dự trù nhiều hơn thế để đảm bảo khách mời cảm thấy thoải mái và hơn nữa chương trình của bạn cũng sẽ gây được ấn tượng.



4. Để ý đến những lời bàn tán của khách mời
Trong suốt cuộc hội thảo, chương trình sẽ có rất nhiều cuộc nói chuyện nhỏ của khách mời, và có thể đó là những lời phàn nàn về đồ ăn, MC,..Hãy chú ý đến những lời bàn tán đó, bạn có thể nhận ra và sửa chữa những lỗi đó ngay lập tức

5. Nếu sự kiện diễn ra suôn sẻ, hãy làm một cuộc khảo sát, và sử dụng phiếu góp ý
Sự kiện của bạn mang tính sáng tạo cao và bạn tin rằng người tham dự sẽ rất thích, tuy nhiên bên cạnh đó cũng có rất nhiều khách mời trung thành với những cách tổ chức sự kiện truyền thống và họ cảm thấy không phù hợp với sự kiện. Do vậy phiếu khảo sát sẽ giúp bạn biết được khách tham dự cảm nhận thế nào về chương trình. Qua đó có thể điều chỉnh trong những sự kiện lần sau.

Khủng hoảng hay còn gọi cách khác là sự cố cũng giống như những tai nạn, chúng ta không thể biết được khi nào chúng xảy đến nhưng chúng ta có thể phòng tránh chúng. Giải quyết khủng hoảng đòi hỏi người cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cần có nhiều kỹ năng mềm để có thể xử lý sự cố một cách kịp thời tránh những tổn hại không đáng có.