Tổ chức các buổi họp báo không còn là đa số khái niệm quá xa lạ với mọi người tuy nhiên để thực hiện buổi họp báo hoàn hảo đây luôn là nhiệm vụ đa số nhà sự kiện phải luôn trăn trở. Dưới đây là một vài kinh nghiệm:

Chuẩn bị chu đáo phần nội dung

Thông tin chính là yếu tố quan trọng của phần họp báo vì căn bản họp báo là cung cấp thông tin cho giới báo chí truyền thông. nguyên nhân vì thế cần cân nhắc trong việc chuẩn bị đa số thông tin cần cung cấp trong phần mô tả một cách xác đáng nhất. Trước buổi họp báo hãy thăm dò xem sự hứng thu về nội dung thông tin của bạn với các phóng viên như thế sẽ phần nào biết được sự hứng thú về phần nội dung của bạn có thể chỉnh sửa kịp thời.

công ty tổ chức tất niên

Lựa chọn địa điểm thực hiện họp báo

Họp báo là event yêu cầu phải đáp ứng đủ tiêu chuẩn về không gian, điều kiện của phóng viên kĩ thuật viên... Do vậy đa số phòng họp, trung tâm hội nghị khách hàng được trang bị các thiết bị kỹ thuật là một trong các lựa chọn hàng đầu của event. Cũng có thể lựa chọn tổ chức ngoài trời tuy nhiên dễ gặp phải các trường họp như chuẩn bị không đầy đủ những trang thiết bị, không có bục đứng để quay phim tác nghiệp, cũng như âm thanh thu về không hề ít tiếng gió .

Lập danh sách khách mời (phóng viên)

Phóng viên thường được mời dưới dạng lời mời truyền thông. Do vậy lời mời nên ngắn gọn đầy đủ các nội dung sau: Chủ đề họp báo, địa điểm thực hiện, thời gian diễn ra họp báo, khách mời có mặt và trả lời phỏng vấn, ngoài ra cần đảm bảo lịch thiệp, trang trọng và ngắn gọn.

Bạn cần gửi email, fax trước khi gửi giấy mời chính thức khoảng 7-10 ngày đến những cơ quan để đảm bảo họ không quên mất lời mời của bạn.

Thảo luận với MC và người diễn thuyết

Bạn nên tổ chức gặp gỡ với đa số báo chí nguyên nhân vì để kiểm soát được nội dung sẽ phát ngôn cũng như canh về thời lượng chủ đề họp báo, cũng như hướng dẫn phương pháp trả lời những hỏi hóc búa từ nhà báo.

Khi lựa chọn MC nên đáp ứng các tiêu chí sau: Nói rành mạch đúng nội dung. MC cần biết điều tiết sự căng thẳng bầu không khí, lưu ý không nên có của chỉ hài hước trong buổi họp báo.


tổ chức sự kiện tổng kết cuối năm

Tổ chức diễn tập

tổ chức diễn tập để có lường trước được sự cố cũng như để khắc phục kịp thời.

Tổ chức buổi họp báo

Ban thực hiện nên có mặt sớm hơn một giờ. rà soát cẩn thận kỹ lưỡng những trang thiết bị kỹ thuật, những khâu đón tiếp, hướng dẫn chỗ ngồi,…

Kết thúc buổi họp báo bạn cần cảm ơn chân thành đến giới truyền thông báo chí mong muốn họp tác cho lần sau.